Hvordan afleveres et krav til inkassofirmaet?

Når du skal vælge et inkassofirma, er det afgørende at finde ud af, hvordan du nemmest kan sende dine udestående krav. Nogle firmaer arbejder stadig med papirpost eller e-mail, mens andre har indført mere tidssvarende løsninger. Hos Dansk Inkasso har du mulighed for at benytte en online sagsportal, hvor du uploader fakturaer og relevante bilag direkte. Det sparer tid og besvær, fordi du undgår at skulle lede blandt gamle e-mails eller papirer. For mange mindre virksomheder er det en hjælp, at alt kan klares digitalt, især hvis der skal sendes flere sager afsted på én gang. Undersøg gerne, om portalen understøtter forskellige filformater, og om du kan tilføje kommentarer eller baggrundsinformation, som kan være vigtig for sagens behandling. Jo mere smidigt processen er tilrettelagt, desto hurtigere kan inkassofirmaet begynde arbejdet med inddrivelsen.

Hvordan følger du med i sagen undervejs?

Efter din sag er sendt afsted, opstår spørgsmålet om, hvordan du får løbende information. Det kan være frustrerende at skulle vente i uvished, mens sagen er hos inkassofirmaet. Mange tilbyder derfor adgang til en digital portal, hvor du kan følge status på dine sager trin for trin. Hos Dansk Inkasso får du adgang til en sagsportal, hvor du kan se, hvilke tiltag der er gjort, om der er kommet svar fra skyldneren, og hvornår næste skridt tages. På den måde undgår du konstant at skulle kontakte firmaet for at få nyt. Du kan tilgå portalen hele døgnet og opdatere dig, når det passer dig, også uden for almindelig kontortid. Når du skal tage stilling til, hvordan du bedst vil følge dine sager, så vælg et inkasso firma, som giver dig mulighed for at få indsigt i sagen og modtage løbende opdateringer via en portal, der er let at bruge.

Hvem tager kontakten til skyldneren?

Et centralt punkt i samarbejdet er, hvem der står for kontakten til skyldneren. I de fleste tilfælde overtager inkassofirmaet kommunikationen, både skriftligt og telefonisk. Det gælder også, hvis der skal indgås aftaler om betaling eller besvares spørgsmål fra skyldnerens side. På den måde slipper du for at tage de ubehagelige samtaler selv og kan samtidig bibeholde en god relation til kunden. Flere firmaer giver dig løbende adgang til korrespondancen via sagsportalen, så du får indblik i, hvilke breve eller opkald der er foretaget. Det giver overblik og gør det muligt at følge hele sagsforløbet uden selv at være direkte involveret.

Hvilken hjælp får du til opfølgning?

Opfølgning spiller en væsentlig rolle, når et krav er sendt til inkasso. Hos Dansk Inkasso får du adgang til både værktøjer og rådgivning, som kan støtte dig undervejs, fx hvis sagen trækker ud, eller hvis skyldneren ikke reagerer på første henvendelse. Sagsportalen fungerer som et kontrolcenter. Her kan du blandt andet:

• Følge status på dine sager
• Se kopi af udsendte breve
• Modtage besked, når der sker udvikling i sagen
• Handle hurtigt, hvis der mangler information
• Få et samlet overblik over betalinger fra skyldneren

Hvis du bliver i tvivl om, hvordan du bedst håndterer en sag, kan du normalt kontakte firmaets rådgivere direkte via portalen eller telefonisk. Det sparer tid og minimerer risikoen for misforståelser undervejs.

Hvilke oplysninger skal du have klar?

Før du indsender et krav til inkasso, er det en fordel at have de nødvendige oplysninger samlet. Typisk skal du oplyse fakturanummer, skyldners navn og kontaktoplysninger, forfaldsdato og størrelsen på det udestående beløb. Hvis der har været tidligere dialog eller rykkere, er det nyttigt at vedlægge dokumentation for dette. Det gør det lettere for inkassofirmaet at vurdere, om alt er klar til behandling, eller om der mangler oplysninger. I Dansk Inkassos online sagsportal findes ofte en tjekliste, som hjælper dig med at huske de væsentlige detaljer. Det gør processen hurtigere og mere overskuelig.

Hvordan håndteres betalinger fra skyldneren?

Hvis skyldneren vælger at betale, mens sagen behandles, bliver dette som regel registreret direkte i sagsportalen. Her kan du nemt se, om hele beløbet eller kun en del er modtaget, og hvordan eventuelle afdrag bliver håndteret. Pengene overføres som regel til din konto inden for få bankdage efter modtagelse. Du kan også finde afstemte opgørelser, så du får indblik i, hvordan beløbet fordeles mellem hovedstol, renter og eventuelle gebyrer. Skulle der opstå tvivl om, hvorvidt skyldneren har betalt til dig eller til inkassofirmaet, kan du hurtigt tjekke oplysningerne i portalen. Det giver et klart overblik over alle bevægelser i sagen.

Hvornår afsluttes en inkassosag?

En inkassosag afsluttes som regel, når hele beløbet er betalt, eller hvis det bliver vurderet, at det ikke er muligt at inddrive kravet. Du får besked via sagsportalen, når sagen lukkes, og får adgang til afsluttende dokumentation. Skulle der senere komme nye oplysninger, har du ofte mulighed for at genåbne sagen eller oprette en ny via portalen. På den måde har du altid historikken samlet ét sted, hvilket kan være nyttigt, hvis der senere skulle blive brug for dokumentation. En digital sagsportal kan derfor være en hjælp, både hvis du kun har få inkassosager og hvis du har behov for løbende inddrivelse i din virksomhed.